Korespondensi

Wujud dan Jenis Surat
Wujud Surat :

1. Warkot Surat adalah lembar surat pos yang dapat dilipat seperti surat tertutup.
2. Kartu pos adalah selembar kertas tebal atau karton tipis berbentuk persegi panjang yang digunakan untuk menulis dan pengiriman tanpa amplop dan dengan harga yang lebih murah daripada surat.
3. Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat. Berita yang dikirimkan dengan surat bersampul ini, biasanya, berpesan panjang dan tidak layak diketahui oleh pihak lain. Isi surat dapat menyangkut rahasia seseorang yang tidak boleh diketahui oleh orang lain.
   Surat bersampul memiliki kelebihan dibandingkan dengan jenis surat lain, yaitu:
   a) lebih terjamin kerahasiaan isinya;
   b) lebih leluasa dalam menulis isi surat;
   c) lebih santun dalam surat menyurat.
4. Memo merupakan pesan ringkas, yakni pesan yang ditulis seseorang dengan singkat, jelas, dan mudah untuk dipahami. Menurut pemakaiannya, memo ada yang bersifat resmi dan bersifat pribadi (tidak resmi). Memo bersifat resmi dipakai sebagai surat pernyataan dalam hubungan resmi dari seorang pimpinan kepada bawahannya. Memo bersifat pribadi dipakai sebagai nota atau surat pernyataan tidak resmi antar teman, saudara, atau orang lain yang memiliki hubungan akrab.

Alat komunikasi bertulis di dalam jabatan sendiri untuk berhubung secara resmi.

1. Menurut isinya, surat dapat dikelompokkan sebagai berikut :

a. Surat pemberitahuan

b. Surat keputusan.

c. Surat perintah.

d. Surat permintaan

e. Surat panggilan

f. Surat peringatan

g. Suirat perjanjian

h. Surat laporan

i. Surat pengantar 

j. Surat penawaran

k. Surat pemesanan

l. Surat undangan dan

m. Surat lamaran pekerjaan.

2. Menurut sifatnya surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

a. surat biasa, artinya, isi surat dapat diketahui oleh oranng lain selain yang dituju.

b. surat konfidensial ( terbatas), maksudnya, isi surat hanya boleh diketahui oleh kalangan tertentu yang terkait saja.

c. surat rahasia, yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui orang yang dituju saja.

3. Berdaraskan banyaknya sasaran, surat dapat dikelompokkan menjadi surta biasa, suratedaran, dan surat pengumuman.

4. Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesainnya, surat terbagi atas surat biasa, surat kilat,dan surat kilat khusus.

5. Berdasarkan wujudnya, surat terbagi atas surat bersampul, kartu pos, warkatpos, telegram,teleks atau faksimile, serta memo dan nota.

6. Berdasarkan ruang lingkupo sasarannya, surat terbagi atas surat intern dan surat ekstern.

5. Nota adalah sebuah alat yang di gunakan penjual/pembeli sebagai bukti transaksi jual beli yang sudah mereka lakukan, dan biasanya baik penjual ataupun pembeli sama-sama mempunyai nota pembayaran.
6. Telegram adalah fasilitas yang digunakan untuk menyampaikan informasi jarak jauh dengan cepat, akurat dan terdokumentasi. Telegram berisi kombinasi kode yang ditransmisikan oleh alat yang disebut telegraf, dengan menggunakan kabel-kabel yang menghubungkan satu lokasi dengan lokasi yang lain melalui bawah laut

Jenis - Jenis Surat :

1. Menurut kepentingan dan pengirimnya, surat dapat dikelompokkan sebagai berikut :

A. SURAT PRIBADI

Yaitu surat yang dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau suatu oarganisasi/instansi.Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi

Ciri-ciri surat pribadi seperti berikut.

(1) Tidak menggunakan kop surat/kepala surat

(2) Tidak menggunakan nomor surat

(3) Salam pembuka dan penutup surat bervariasi

(4) Penggunaan bahasa bebas, sesuai dengan keinginan si penulis surat.

Yang termasuk surat pribadi adalah :

a. Surat keluarga

b. Surat perijinan

c. Surat lamaran pekerjaan. Untuk membuat surat lamaran pekerjaan perlu memperhatikan tahap-tahapnya yaitu :

1. Sumber informasi

2. Pedoman penulisan

3. Lampiran yang diminta

4. Proses pengajuan surat lamaran.

Pada bagian tanda tangan surat lamaran seringkali suatu kantor khususnya kantor pemerintah menghendaki perlunya dibubuhi materai.

Isi surat lamaran terdiri dari :

a. Tempat dan tanggal surat

b. Alamat surat

c. Perihal

d. Salam pembuka

e. Kalimat pembuka

f. Data pribadi

g. Data lampiran

h. Kalimat penutup

i. Kata penutup 

j. Tanda tangan dan nama jelas

k. Materai jika diminta

Biasanya pelamar melengkapi surat lamarannya dengan melampirkan :

1. Daftar Riwayat Hidup

2. Foto Copy Ijasah

3. Foto Copy KTP dan

4. Pas foto

B. SURAT RESMI

Adalah surat yang disampaikan oleh suatu instansi/lembaga kepada seseorang ataulembaga/instansi lainnya.

Surat resmi (surat dinas) terbagi atas beberapa bagian, yaitu:

1. Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan adminiustrasi pemerintahan.

2. Surta niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.

3. Surta sosial, yaitu surat resmi yanng dipergunakan oleh organisasi kemasyarakatan yangbersifat nirlaba ( nonprofit).

Bagian-bagian surat resmi:

1. Kepala/kop surat, terdiri dari :

- Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar

- Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil

- Logo instansi/lembaga

2. Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan

3. Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat

4. Hal, berupa garis besar isi surat

5. Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)

6. Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)

7. Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)

8. Isi surat

(-Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan).

9. Penutup surat

10. Penutup surat, berisi

- salam penutup

- jabatan

- tanda tangan

- nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

11. tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatukegiatan.